Nueva herramienta agilizará procesos contractuales en la UNAL

Antes el proceso de adquisiciones enfrentaba diversas dificultades, desde la falta de herramientas tecnológicas hasta la dispersión en el manejo de la documentación contractual.

Para abordar estas problemáticas se decidió institucionalizar una herramienta existente, desarrollada por la Universidad. Es así como la Dirección Nacional de Estrategia Digital (DNED) y la Gerencia Nacional Financiera Administrativa (GNFA) le apostaron a este sistema compuesto por un portal único de adquisiciones, módulos de gestión de procesos contractuales, reportes y un repositorio de documentación contractual que se ajustan a las particularidades y normativas propias de la UNAL.

Si una dependencia de la Institución necesita adquirir nuevos equipos de laboratorio, mediante el sistema puede ingresar una solicitud detallada, especificando los equipos requeridos, cantidades, presupuesto estimado y cualquier otra información relevante.

“La Universidad tiene autonomía contractual, derivada de una disposición constitucional, y por eso poseemos una normativa propia con el Acuerdo 002, que dicta los principios y las reglas generales. También está en vigor nuestro “Manual de convenios y contratos”, que se desarrolla con los lineamientos y circulares que expide la Gerencia”, expresa Juanita Martínez Fonseca, encargada de Adquisiciones de la Gerencia.

Lo interesante de esta herramienta es que se diseñó de tal manera que se ajustara a estas particularidades, y además tiene cierta flexibilidad que permite hacerle modificaciones puntuales. Los expertos en estos temas saben que esto es un verdadero plus, porque además los reprocesos acarrean costos.

Los orígenes de la plataforma

Según la encargada de Adquisiciones de la Gerencia, la sección de aplicaciones de la DNED ya había desarrollado algunos módulos de esta herramienta con un módulo para la gestión de procesos que se dividen en tres componentes: invitaciones, formalización de la orden contractual y novedades.

A partir de esas bases se empezó a gestar la institucionalización de la herramienta que, ampliando el panorama, beneficia a toda la UNAL. “Para hacer este lanzamiento se hicieron estudios y muchos ajustes al sistema”, específica.

La implementación de la plataforma se realizará de manera gradual, por grupos de todas las Sedes, Unidades Administrativas de las Facultades y Unisalud, así como el Nivel Nacional, con un cronograma establecido para garantizar una transición fluida y una capacitación adecuada de los usuarios.

Esta iniciativa representa una inversión mínima para la Universidad, ya que se basa en el desarrollo interno y en el aprovechamiento de recursos existentes. Además, por contar con un equipo de desarrollo y soporte interno, se garantiza la autonomía y la capacidad de adaptación a las necesidades cambiantes del proceso de adquisiciones.

“Esperamos que esta nueva herramienta brinde mayor agilidad, control y seguridad en el resguardo de la información y en los procesos de adquisiciones, así como una mejor coordinación entre todas las unidades de contratación de la Universidad”, concluye.