La U.N. avanza en procesos de adquisición de bienes y servicios

Así quedó establecido en el Primer Encuentro de Jefes de Contratación y Gestión de Bienes, cuyo propósito es conocer las prácticas exitosas y establecer estrategias que puedan contribuir a mejorar los procesos y a ofrecer un mejor servicio, en el camino hacia la transformación digital y el fortalecimiento institucional propuesto por el actual programa rectoral.

"Este primer encuentro con los jefes de Contratación y de Gestión de Bienes de cada una de las sedes es la oportunidad para unificar conceptos y criterios, además de conformar una propuesta que esté dentro del marco de la transformación digital", aseguró Álvaro Viña Vizcaíno, gerente Nacional Financiero y Administrativo de la Institución.

En la U.N. la contratación es uno de los procesos más sensibles y complejos, de ahí que la Gerencia, las Unidades y Direcciones Administrativas de las Sedes, Facultades y Unisalud han trabajado en la adopción de un modelo precontractual y contractual que agilice y facilite los trámites que se requieren para contratar o para adquirir bienes.

"Este modelo se piloteó en la U.N. Sede Palmira y actualmente está en un proceso de adopción por parte de la Sede Bogotá, en tanto que en la Sede Medellín está funcionando correctamente con algunas mejoras, de tal manera que se armonicen y fortalezcan estos procesos", añadió.

El modelo consiste en que los equipos de contratación "por medio de un grupo de gestores" sean los encargados de acompañar y documentar el proceso de compra o contratación a partir del requerimiento y el perfil básico de lo que necesita el usuario. De esta forma el proceso queda en manos de los gestores y no del director del proyecto.

Un año después de implementar el nuevo modelo en la Sede Palmira, Kathy Hernández, jefe de Contratación y Gestión de Bienes, comenta que "he podido ver la reducción de tiempos y agilización de los procesos, además de los beneficios para los usuarios en atención al cliente y para nosotros internamente, pues asumir esta tarea nos permite ajustarnos a la norma y evitar errores que retrasaban el proceso".

Otra de las ventajas de este modelo es "la unificación en los conceptos y los procesos de contratación, un mejor control y, a futuro, negociaciones a un menor costo, factores que resultan muy importantes para la Institución" señala Mildred Hernández, jefe de la Sección de Contratación de la Sede Bogotá.

En el caso de la Sede Caribe, Yesid Martínez Morales, profesional en Adquisición de Bienes y Servicios, explica que con esta propuesta "se minimizarán errores y será la oportunidad de armonizar el área de contratación y conocer con más detalle las estrategias que se están aplicando en otras sedes".

El encuentro también dejó planteada la urgencia de ajustar o cambiar, si es necesario, el Manual de Convenios y Contratos, dándole un nuevo marco regulatorio a los procesos.