Con comunicación y planificación se puede implementar el teletrabajo

Un estudio de Ulises Moreno Mosquera para la Maestría en Administración de la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) Sede Manizales reveló que el teletrabajo en Colombia creció un 71 % durante la pandemia, al pasar de 122.278 en 2018 a 209.173 teletrabajadores en 2020.

El teletrabajo, definido como la realización de actividades laborales en entornos remotos, generalmente en el hogar con herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), ha experimentado un notable crecimiento en Colombia. Según el Sexto Estudio de Percepción y Penetración en Empresas Privadas de Colombia, en 2022, alrededor de 868,792 personas se encontraban en esta modalidad.

Entre sus beneficios destacan el ahorro en costos operativos y mejoras en productividad y equilibrio vida-trabajo. No obstante, enfrenta desafíos como la conectividad en zonas rurales y la adaptación cultural y organizacional.

Por eso, el investigador Moreno propone un modelo de gestión empresarial para implementar el teletrabajo, que se conforma de 5 etapas: compromiso directivo, planificación, diagnóstico, prueba piloto y apropiación, con un enfoque en la evaluación continua y adaptación a las necesidades de la organización.

La gestión empresarial del teletrabajo

Las etapas del modelo propuesto fueron evaluadas por 8 expertos, quienes validaron su pertinencia. Los perfiles de los expertos incluyen un Chief Marketing Officer con más de 30 años en TIC, un asesor en emprendimiento, una directora de fidelización en call centers, un profesor con 25 años de experiencia en telecomunicaciones y mercadeo, un ingeniero especializado en Google Cloud, un analista de tendencias digitales y gerente de una fundación, un estratega con 30 años de experiencia en tecnología y docencia, y un consultor sénior en negociación y equipos efectivos, además del director de especializaciones universitarias.

Gestión del teletrabajo: en la primera etapa del modelo se formaliza el compromiso directivo mediante la firma de un documento que respalda la modalidad de teletrabajo en la empresa, se establecen los acuerdos, metas y objetivos claros, y se definen los enfoques y responsables para su implementación. El 87,5 % de los expertos encuestados consideró adecuada esta formalización, y el 100 % coincidió en la necesidad de tener acuerdos y objetivos claros, reconociendo la importancia del compromiso directivo para el éxito de la implementación del teletrabajo.

Planificación: en la segunda etapa se elabora el plan detallado para implementar el teletrabajo evaluando sus ventajas y desventajas, y estableciendo metas de productividad y de comunicación. Los indicadores incluyen el rendimiento de los trabajadores, los tiempos muertos, el clima laboral mediante encuestas, y las tasas de rotación y ausentismo. El 62,5 % de los expertos creyó que las metas de productividad no son el único indicador de éxito, mientras que el 100 % consideró crucial evaluar el espacio físico de los teletrabajadores, y el 87,5 % subrayó la importancia de medir el clima laboral a través de encuestas.

Diagnóstico: la tercera etapa se enfoca en identificar necesidades y recursos para implementar el teletrabajo en la empresa, evaluando los componentes jurídicos, tecnológicos y organizacionales. Incluye la revisión de la normativa vigente, la identificación de cargos aptos para teletrabajo y la determinación de recursos tecnológicos y de infraestructura necesarios. El 100 % de los encuestados aprobó este enfoque y se recomendó realizar encuestas a los trabajadores, involucrar a expertos de recursos humanos y hacer pruebas piloto. El 75 % de los expertos consideró que las normas actuales eran suficientes, pero destacó la necesidad de revisarlas y socializarlas dentro de la empresa.

Prueba piloto: la cuarta etapa es la evaluación de la capacidad de adaptación de la organización al teletrabajo y definir estrategias de mejora. Se define un grupo de empleados para trabajar remotamente durante una semana, comparando resultados con el trabajo presencial. En esta etapa se establecen los acuerdos entre jefes y trabajadores participantes de la prueba piloto, se brinda capacitación, y se evalúa la tecnología con la que cuenta el teletrabajador y el espacio de trabajo en casa.

Los indicadores incluyen la percepción de los participantes, el tiempo de actividad, la comparación de resultados entre el modelo presencial y el teletrabajo, y los costos y beneficios. El 100 % de los encuestados consideró esencial la selección de participantes y la capacitación, y destacó la importancia de evaluar el espacio físico y la conectividad en los hogares.

Apropiación: la quinta etapa se centra en la implementación total del teletrabajo, integrando lecciones de la prueba piloto y estableciendo principios y procedimientos definitivos. Se evalúa la percepción de los teletrabajadores y se documentan los procedimientos y políticas. El 75 % de los expertos consideró esencial definir claramente los principios y requisitos para una correcta implementación. Se recomendaron estrategias como encuestas periódicas, monitoreo de indicadores importantes, benchmarking con otras organizaciones, asegurar inclusión e igualdad, y proporcionar apoyo y recursos a los empleados.

Los resultados de la encuesta con los expertos reflejan un respaldo generalizado al modelo propuesto para la gestión del teletrabajo, con énfasis en la importancia del compromiso directivo, la planificación integral y la adecuación de los recursos y normativas. No obstante, también se identifican áreas de oportunidad, como la evaluación de indicadores adicionales y la adaptación a las necesidades específicas de los empleados.