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En las empresas es vital contar con una herramienta de gestión para la etapa de planeación de un proyecto.

La investigación buscó proponer una salida a problemáticas asociadas con el desorden administrativo.

Entre las cosas que mitigaría esta propuesta están los sobrecostos para las empresas y la pérdida de eficacia y eficiencia.

También se propuso introducir una matriz de comunicación con la que se mejore este aspecto, y que por ende contribuya a tomar mejores decisiones.

El trabajo se desarrolló para que la propuesta se pueda aplicar en empresas públicas o privadas.

Según lo explica Aleida Palacios Mosquera, estudiante de la Maestría en Administración de la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) Sede Palmira, se trata de una herramienta básica pero que, combinada con otras metodologías, ayudaría a que las empresas tomen mejores decisiones a la hora de invertir en sus proyectos.

Según el diagnóstico realizado por la estudiante Palacios –realizado en una empresa real del Valle del Cauca–, actualmente la inversión en los proyectos de las organizaciones puede presentar información que no incluye un análisis mediante la lógica del desarrollo de las actividades, monitoreo, control y evaluación, que permita tomar decisiones de manera acertada; por el contrario, se puede presentar que estas se toman de forma correctiva, por manejo político o experiencia del personal.

En este contexto, la ausencia de una metodología que permita gestionar los proyectos a través de técnicas y procedimientos que brinden un análisis de costo-beneficio, eficiencia y eficacia en los resultados, no garantiza que se evalúe y se mida su impacto.

Por eso, la finalidad de esta investigación se enfocó en proponer una metodología y una herramienta que ayuden a mitigar el desorden administrativo y la falta de planeación que se puedan dar en las empresas, con el fin de evitar sobrecostos, entre otros aspectos.

Esto ayudaría a “gerenciar los proyectos de inversión en la empresa para que estos puedan ser administrados, controlados y evaluados en tiempo real, en función de la planeación estratégica y del impacto social”, explica la estudiante Palacios.

Para esta investigación –dirigida por la profesora Gloria Stella Ramírez, de la UNAL Sede Palmira– se utilizó un estudio de caso organizacional y administrativo de una empresa real, del cual se tomó la información correspondiente a la planeación de los proyectos, además de la estructura, ejecución presupuestal y gestión particular de uno en desarrollo.

Inicialmente se realizó un diagnóstico de la empresa y de los planes ejecutados durante cuatro años, y después se aplicó una encuesta a los trabajadores involucrados en la gestión de proyectos.

Para interpretar los resultados de la encuesta se aplicaron métodos y herramientas estadísticas que permitieron analizar el estado de la organización frente a la gestión de los proyectos. Además se hizo un análisis descriptivo de la información para conocer las opiniones que los empleados tenían frente a la empresa y a la gestión de proyectos.

Además, en un caso de estudio se tomó un plan en ejecución, al que se le desarrollaron las fases de planeación, seguimiento y control. Los resultados dieron origen al diseño de una guía metodológica o procedimiento y su herramienta para la administración, control y evaluación interna de proyectos.

De esta manera, se elaboró el procedimiento según los lineamientos del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute, una organización norteamericana líder en organización de proyectos.

Este paso a paso incluye la necesidad de definir puntos clave como alcance, responsabilidades, gestión de interesados, herramientas o técnicas de uso y línea base del alcance, entre otros.

Dentro de este procedimiento, la estudiante Palacios propuso además usar Microsoft Project Profesional^® como la herramienta adecuada y de bajo costo para la gestión integral de los proyectos de inversión.

“Con esto se busca estandarizar las actividades de gestión de los proyectos y generar una sinergia permanente en todas sus áreas, que muestre los mejores resultados. También se desarrolló una matriz de comunicación que contribuya a tomar mejores decisiones”, señala la estudiante Palacios.

Con la implementación de esta guía metodológica y la herramienta descrita se pueden mejorar aspectos como ineficiencia en la prestación de servicios, desequilibrios económicos y sobrecostos en la producción, e incluso generar grandes repercusiones ambientales.

“Aunque para desarrollar esta propuesta se trabajó con una empresa en particular, tanto el modelo metodológico como la herramienta se pueden aplicar a empresas diversas del área pública y privada”, asegura la investigadora Palacios.