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El Departamento de Gestión Documental coordina el proceso de préstamo del material archivado. Fotos: archivo Unimedios.

En total son siete los centros de gestión documental que operan en el país por parte de la UNAL.

Las regiones Amazónica e Insular cuentan con uno de estos centros para evitar la pérdida de su memoria.

La gestión de estos espacios se han consolidado como un tesoro de valor patrimonial para la Institución.

La misión principal del Archivo es salvaguardar la memoria documental de la UNAL.

En el Archivo Central Histórico (Edificio 500B) de la Sede Bogotá se custodian actualmente alrededor de 15 kilómetros lineales de archivo, entre ellos los documentos más antiguos de la Universidad y gran parte de los archivos personales e institucionales de figuras intelectuales e influyentes de la historia colombiana como los manuscritos de Manuel Ancízar, cálculos de Julio Garavito, los diplomas de Jorge Eliécer Gaitán y archivos pertenecientes a la museógrafa Emma Araújo.

Con el objetivo de modernizar los procesos y facilitar el acceso de consultas permanentes, el Departamento de Gestión Documental está diseñando planes de proyección exterior, que abarcan todos los ámbitos, para conservar el patrimonio archivístico de la Institución.

“Estamos procurando que la credibilidad y confianza en el Archivo de la UNAL tenga una trazabilidad en el tiempo, manteniéndolo disponible para consulta, toma de decisiones y como referente para políticas públicas, además el archivo recupera la memoria del país, ya que la Institución se ha mantenido activa en todo momento” afirma la profesora Carmen Alicia Cardozo de Martínez, secretaria General de la UNAL.

Para efectuar los cambios la Universidad vinculó a la firma AGTIC Consulting S.L., la cual acompaña el proceso de definición del modelo adecuado de gestión de documentos electrónicos de archivo. Desde España, los ingenieros Jordi Masias y Raül Rabionet, en representación de la firma, han participado en más de 100 proyectos de implantación del documento y expediente electrónico, con validez jurídica tanto en administraciones públicas como en universidades (españolas y colombianas).

Según explica Astrid Riveros, jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la UNAL, la Secretaría General, el Departamento de Gestión Documental y AGTIC Consulting S.L. trabajan en conjunto para idear el plan transversal que soporte la transparencia de las actuaciones de la administración, permita la toma de decisiones basadas en la evidencia y garantice el derecho de los ciudadanos a acceder a la información y al disfrute del patrimonio cultural.

Modelo replicado                           

El acceso a la información histórica y de gran relevancia bibliográfica para profesores y estudiantes es custodiado por un equipo que se ocupa de preservar y restaurar documentos físicos que no son rastreables virtualmente y que representan un inmenso valor, incluso considerado patrimonio de la nación.

Por ejemplo en la Sede Bogotá nació con el nombre “Archivo y Microfilmación” en 1936 y desde entonces sufrió un par de cambios hasta llegar a ser hoy la División de Gestión Documental. En sus más de 80 años de trayectoria, el Archivo se ha replicado en las Sedes Amazonía, Caribe, Manizales, Medellín, Orinoquía y Palmira, en las que cada una tiene sus adecuadas características físicas y, por supuesto, su propio material.

Allí se realizan procesos como organización de archivos (ordenación, foliación, marcado, inventario, cambio de unidades de conservación), conservación preventiva de documentos (limpieza, desinfección, retiro de elementos metálicos), atención de consultas administrativas y de investigadores, digitalización de documentos en diferentes soportes, revisión de transferencias documentales, movimientos de unidades de conservación en los depósitos, acompañamiento a las oficinas productoras en la aplicación de la “Tabla de Retención Documental”, gestión de comunicaciones oficiales (recepción, radicación, distribución), entre otras.

En el 2019 la UNAL recibió el reconocimiento “Mención Especial” por parte del Archivo General de la Nación debido a la calidad y particularidad de los documentos preservados, además del valor histórico, estético y simbólico que encarnan.