Escudo de la República de Colombia

Educación

Transición a documentos electrónicos facilita el teletrabajo

Desde antes de la cuarentena decretada por la emergencia sanitaria, la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) trabaja en el diseño de un modelo de gestión de documentos electrónicos de archivo, el cual es vital para simplificar aspectos como el teletrabajo.

Bogotá D. C., 23 de abril de 2020Agencia de Noticias UN-

Astrid Liliana Riveros Vega, jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. Foto: Secretaría General de la Universidad Nacional.

La UNAL adelanta diversos desarrollos de gestión documental que incluyen el componente digital. Foto: Secretaría General de la Universidad Nacional.

Garantizar el valor jurídico de los documentos electrónicos es uno de los mayores retos en la transformación digital de la UNAL. Foto: Secretaría General de la Universidad Nacional.

Se busca que los formatos electrónicos estén actualizados al estado de la técnica mediante procedimientos de migración controlados. Foto: archivo Unimedios.

A largo plazo se requiere una mayor planificación para atender la evolución de la tecnología. Foto: archivo Unimedios.

El documento en papel aún predomina en la mayoría de procesos administrativos (actas, proyectos, contratos, decisiones oficiales, entre muchos más); sin embargo, la actual situación, que impone un distanciamiento social, ha puesto de relieve muchas de las ventajas de un modelo de gestión documental que se apoye intensamente en los recursos tecnológicos.

“Las organizaciones mejor preparadas para gestionar su información de manera remota son las que han migrado a modelos de teletrabajo sin demasiado riesgo”, asegura Astrid Liliana Riveros Vega, jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la UNAL.

En ese sentido, la Institución entiende que la transformación digital es una tarea compleja de largo aliento y urgente, por lo que la Secretaría General adelanta desde tiempo atrás el proyecto para diseñar un modelo corporativo de gestión de documentos electrónicos de archivo, los cuales tengan valor jurídico y sean fácilmente recuperables o reutilizables, además de permitir su acceso controlado, integridad y preservación a largo plazo.

La definición de un modelo homogéneo facilita que cada área que quiera poner en marcha un sistema de gestión sepa de qué herramientas dispone y a qué lineamientos debe atender. De esta manera se minimizan al máximo los riegos, como la falta de identificación de los autores de los documentos y el contexto en que se produjeron.

Por eso, uno de los objetivos del modelo es mitigar estas amenazas mediante la identificación de aspectos como en qué momento del trámite administrativo se producen documentos cuya autenticidad es relevante o la definición de mecanismos para verificar la identidad de quienes los producen, en proporcionalidad a su importancia. Frente a este último ítem la legislación colombiana prevé, como herramienta fundamental para la producción de documentos electrónicos auténticos, el uso de firmas electrónicas basadas en certificados digitales.

Otra de las metas es capturar información asociada al contexto de producción del documento (datos identificativos del procedimiento, transacción, entre otros) y garantizar su conservación.

Planificar para conservar

Una de las preguntas frecuentes cuando se habla de documentos electrónicos es el cómo garantizar su preservación y lectura a mediano y largo plazo, dado que la tecnología cambia en periodos relativamente cortos.

Al respecto, la profesional Riveros sostiene que la preservación a corto plazo es relativamente sencilla de gestionar, solo se requiere producir los documentos en formatos electrónicos conocidos, con información de contexto apropiada y almacenarlos en una plataforma de gestión documental que garantice la integridad.

A largo plazo se tiene prevista una mayor planificación para atender la evolución de la tecnología, aunque se requerirá de una supervisión proactiva para asegurar que la información y las firmas electrónicas que garantiza la autoría se mantengan vigentes.

También se busca que los formatos electrónicos estén actualizados al estado de la técnica mediante procedimientos de migración controlados y que el acceso se garantice a través de canales que no comprometan su integridad.

Sobre este tema, existen destacados trabajos a nivel internacional para definir plataformas que ofrezcan estas garantías, en particular la ISO 14721:2012, la cual concreta el Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS). “En ese aspecto, el Archivo General de la Nación, que orienta todos los procesos de gestión documental en el país, ha desarrollado soluciones que implementan el modelo”, manifiesta la funcionaria.

Si bien la UNAL aún tiene un camino largo para pasar de ser una institución basada en el papel a una establecida en el documento electrónico con validez jurídica, la tarea ya empezó y la actual coyuntura impulsará este proceso.

El proyecto de la Secretaría General ha podido determinar que el modelo debe hacerse de forma global, vinculado a la reingeniería de procesos, con una visión estratégica y pluridisciplinar, pues no hacerlo con prontitud traería riesgos y altos costos debido a que se podrían multiplicar iniciativas tecnológicas independientes desconectadas, lo que dificultaría la gestión y la eficiencia.

(Por: fin/SGUN/MLA/MG
)
N.° 357

Otras noticias

Educación

junio 06 de 2020

Conocimiento en la crisis y más allá de la crisis

Esta semana participé en un foro junto a Mabel Torres, ministra de Ciencia,...

Mi primer libro del Sol está disponible en la Biblioteca Digital de la Facultad de Ciencias. Fotos: Editorial UN.

Ciencia & Tecnología

junio 05 de 2020

Ciencia gratis para todos los públicos

En un ejercicio de promoción científica, y aprovechando la realización de la...

Lanzamiento de Cuestiones del decir en la Feria Virtual del Libro Universitario. Foto: flyer FVLU.

Artes & Culturas

junio 05 de 2020

Carlos Ruiz recopila su obra en Cuestiones del decir

Escritores como Octavio Paz, Fernando Pezoa, Jorge Luis Borges, Gabriel García...

Personal del Hospital Universitario y algunos egresados que participaron en la donación. Foto: cortesía profesor Raúl Sastre.

Salud

junio 05 de 2020

Médicos egresados de la UNAL donan camillas al HUN

Egresados de la promoción 1982-I gestionaron la compra de 11 camillas con...

Para 2018, los costos de atención por enfermedades relacionadas con la contaminación atmosférica en Pereira se valoraron en 507 millones de pesos. Fotos: Heliana Marcela Restrepo - UNAL Sede Manizales.

Medioambiente

junio 05 de 2020

Contaminación vehicular genera sobrecostos para la salud

Los costos de atención por enfermedades relacionadas con la contaminación...

El equipo Énergie fue galardonado con el premio Leonard, en el concurso internacional de innovación “The Trail”, de VINCI Construction.

Ciencia & Tecnología

junio 05 de 2020

Estudiantes de la UNAL ganan premio Leonard a la innovación

Una membrana adhesiva elaborada a base de un material piezoeléctrico que...

El Tercer Foro Virtual en Coronavirus fue realizado, entre otros, por el Instituto de Salud Pública y la Revista de Salud Pública de la UNAL.

Política & Sociedad

junio 05 de 2020

Desarticulación estatal pone en riesgo a la Amazonia

Alimentos no asimilados para las organizaciones indígenas, respiradores sin...

Suministrado como tratamiento de epilepsias, el cannabidiol CBD, presente en el cannabis, mejoraría la calidad de vida de los pacientes.

Salud

junio 05 de 2020

Cannabis medicinal ayudaría a tratar epilepsia en niños

Los fitocannabinoides CBD, uno de los compuestos de esta especie, actúan como...

Para el estudio se visitaron las cadenas de supermercados más grandes de Colombia. Nathalie Ramírez Giraldo - UNAL Sede Manizales.

Ciencia & Tecnología

junio 04 de 2020

Supermercados podrían ahorrar hasta un 20 % de energía

Combinar la mejora tecnológica y de gestión de equipos con sistemas de...

La virtualidad abre las puertas a nuevas modalidades de visibilización del conocimiento. Foto: Unimedios.

Artes & Culturas

junio 04 de 2020

Feria Virtual del Libro Universitario sienta exitoso precedente

Con el registro de una sintonía desde 21 departamentos del país y 17 países,...